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广州志愿者通讯社文档管理制度(暂行)  

2009-05-20 21:43:54|  分类: *08規章&制度~* |  标签: |举报 |字号 订阅

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广州志愿者通讯社文档管理制度(暂行)

 一、    文档是指文书、档案等原始的或电子的材料。电子文档是本社工作信息的重要载体,本社提倡善用电子文档。

二、    各个部门文档保存均主要保存于电脑或网络空间(博客、邮箱、网络空间),分为部门专属文件保存、内部文件保存和活动报道保存,三大文件内容保存。

1、  部门专属文件保存:在电脑或网络空间内每个部门必须建立起专属于本部门的文件夹,文件夹存放内部管理内容,主要包括:

(1) 部门章程

(2) 部门制度(包括部门工作制度、纪律)

(3) 部门发展计划以及部门培训计划

(4) 部门会议记录

(5) 部门考核(每月考勤、考核记录)

(6) 每个部门必须建立起自己的工作日志并保存记录于文件夹内(详见人事部分部门管理制度)

2、  内部文件保存:按照不同性质进行相应的分类(通知、管理层会议记录、通讯录等)。

3、  活动报道保存:必须按照“时间—活动内容—报道人—部门”进行整理,并用“时间·活动文案号”(如2007060600000000)进行编号。内容主要包括有稿件、图片、视频等。

三、    电脑或网络空间都要求有相应的分类。电脑或网络空间的管理者需每个月及时整理上个月的文件或累积过多的文件。

(1) 通讯社内部资料:管理者须将不同的资料分别放进相应的文件夹中,以便有关人员查阅。

(2) 通讯报道:管理者须按时间顺序或其他逻辑顺序整理好,以便有关人员查阅。

四、    非电子版资料须统一放到秘书部。

五、    要保存的资料,在放进资料袋前,都必须注明资料简要内容,经手人姓名部门及其它相关事宜。同一主题的有关资料应编定成册,并加以编号,便于检索。

六、    为便于利用资料,可按资料的优劣及有用性分成三种:

(1)       精选,表示非常有参考价值及利用价值。

(2)       常用,表示有一定的利用价值,作为普通的资料。

(3)       劣等,表示资料内容劣等,无多少利用或参考价值。

七、    每学年重新整理资料。

八、    以上工作由秘书部和社长助理负责。

 

 

 

广州志愿者通讯社

二○○七年六月六日

 

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