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廣州誌願者通訊社の廣州大學分社

我们用新闻的风,散播爱的种子

 
 
 

日志

 
 

广州志愿者通讯社工作手册(初稿)  

2009-05-20 21:12:14|  分类: *08規章&制度~* |  标签: |举报 |字号 订阅

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广州志愿者通讯社

 

工作手册

 

二〇〇八年九月一日 制

 

目录

 

 

一 通讯社简介

 

二 通讯社架构及各部门工作介绍

※秘书处

※文字记者部

※摄影摄像部

※策划宣传部

※电子杂志部

※调研部

 

三 通讯社工作制度

   ※人员管理考核制度

   ※任务安排统计制度

※经费与报销制度

   ※文件资料存档制度

   ※会议制度

   ※表彰制度

    

 

一  通讯社简介

 

(一)  性质     

广州志愿者通讯社是一个主要由广州各大高校组成的、以传播志愿精神、推广志愿文化、宣传志愿服务为目的,由广州青年志愿者协会(下称协会)专门组建的业余非盈利通讯社。

(二)  宗旨  

“发现美,发现爱,发现感动;传播光,传播热,传播关怀”

(三)  口号   

“我们用新闻的风,散播爱的种子。”

(四)  工作内容

在广州青年志愿者协会的领导下宣传广州地区的志愿者事业、公益事业和社会服务事业,围绕广州志愿者事业的发展开展专题宣传、跟踪报道、图片报道及宣传活动,配合新闻单位发掘广州志愿者、志愿者组织和志愿者活动的有关线索,采访报道志愿服务,为志愿者刊物书籍编写和搜集素材,协助广州志愿者协会各项日常工作。报道内容主要在广州志愿者协会的网站,广州志愿者相关刊物(如:《志愿心声》)。通讯社拥有社员所有报道作品的使用权。承认并遵守国家相关新闻法规。

(五)入社条件

凡志愿参加,通过通讯社考核、承认,并履行广州青年志愿者通讯社章程的健康、热情、积极的高校学生或其他人士为志愿者通讯社成员。

(六)社员拥有的权利

1、推荐和自荐。

2、对本社决议和工作,有监督、质询、讨论、建议、批评和退社的权利。

(七)社员必须履行以下义务

1、遵守国家法律法规。

2、遵守本社的章程和执行本社的决议。

3、按要求无偿完成自身的工作。

4、保证报道的真实性。

5、维护志愿者、通讯社的形象。

6、积极参加通讯社的各项工作,发挥创造性。

 

 

二  通讯社架构及各部门介绍

 

广州志愿者通讯社由团市委老师领导,其下设社长一名,各学校设副社长一名,各学校设置六个部门——文字记者部、摄影摄像部、电子杂志部、策划宣传部、秘书处、调研部,每个部门设部长一名,管理层层级关系如下图:

 

团市委老师

社长

副社长

书处

文字记者部

摄影摄像

 

宣传策划部

电子杂志

 

调研部

社    长:主要负责通讯社的管理,统筹通讯社各个分社的工作。

副 社 长:分别管理所在学校的工作,协助社长工作。

各 部 门:

1、          秘书处:链接各部门之间的桥梁,配合各部门做好活动的组织、监督和后勤协调、统筹等工作并及时收交各部门的资料,起到上传下达的重要作用。具体工作有:

a、              通知每次会议时间,安排好会议地点及做好会议记录,传达各级会议精神;

b、              每月月底前统计收集各部门报销发票,登记报销清单,并上交总社秘书部;

c、              每月固定时间收集社员表彰推荐名单,上交总社秘书部;

2、          文字记者部:负责常规总队新闻跟踪报道、突发新闻活动报道,及协会各种刊物素材的收集和撰写。(注意事项:由文记部记者各自负责联系自己报道的总队和部门,至少每半个月一次报道,所有报道都应该在活动结束12小时内发布。)工作注意事项:

     a、部长做好人员调配值班表,记录空余时间,便于人员调配和任务及时落实到位;

     b、常规总队新闻跟踪报道,部长主动联系所负责的服务总队及部门,协调好每月活动的报道;

     c、新闻报道必须在活动结束12小时内发布到志愿新闻网,新闻事件的时间、地点、人物、活动称号不能出错,若涉及到出席活动的领导名字,应事先联系在场工作人员,核实无误之后才能定稿。撰稿记者具有署名权。

     d、部长要记录每月采访事件,以及采访人员,便于评优和表彰时统计和核实;

     e、对于突发新闻或大型综合性活动,各分社文记部统一由通讯社活动负责人分配,可根据实际时间和活动地点等情况确定参加报道人数,多个分社纵向联合的采访,要注意协调好人员之间的关系,避免不必要误会。

f、凡由通讯社派出采访的记者,来回车费可凭正规发票报销(注意:只报销地铁票,暂不接受公车票报销。温馨提示:请积累地铁发票以备换用。)

   

3、              摄影摄像部:负责常规总队活动以及突发新闻和大型活动的图片报道,常规总队活动和文记部直接对口,直接报道,大概每半个月一次。突发性事件报道,按干事空余时间表分配任务。工作注意事项:

     a、部长做好人员调配值班表,记录空余时间,便于人员调配和任务及时落实到位;

     b、常规总队新闻跟踪报道的拍摄,部长与文记部主动联系,找到所负责的服务总队及部门,协调好每月活动的报道;

     c、新闻报道图片必须在活动结束12小时内交与文记部,连同稿件一起发布到志愿新闻网。新闻图片不得作假,图片必须以少于20个字命名,说明图片内容,信息应核实无误之后才能上交。摄影记者具有署名权。

     d、新闻图片同时要上传至广州志愿者通讯社博客,建立新相册,以活动名称命名相册;

     e、对于突发新闻或大型综合性活动,各分社摄影部统一由通讯社活动负责人分配,可根据实际时间和活动地点等情况确定参加报道人数,多个分社纵向联合的采访,要注意协调好人员之间的关系,避免不必要误会。

f、凡由通讯社派出拍摄的记者,来回车费可凭正规发票报销(注意:只报销地铁票,暂不接受公车票报销。温馨提示:请积累地铁发票以备换用。)

g、部长要记录每月拍摄的事件,以及拍摄人员,便于评优和表彰时统计和核实(可参考下表)

活动名称

时间

地点

拍摄记者

取回车票数量

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4、             宣传策划部:致力于组织各项促进通讯社成员交流,志愿者事业发展的活动,积极宣传志愿精神,通过宣传引导吸引更多的人加入志愿者的大集体,包括组织针对时事热点策划的各类活动。常规工作:

1)致力于通讯社对外对内宣传工作与广州志愿团体及个体志愿活动的宣传,包括通讯社LOGO,名片,宣传海报,网幅广告设计,各类活动宣传海报,传单设计,网站BANNER设计等;

2)组织策划各类志愿者互动交流活动,促进志愿事业的蓬勃发展与志愿者之间的交流合作,包括组织针对时事热点策划的各类活动,志愿者经验交流会,各通讯分社联谊,三下乡活动,志愿服务活动等;

3)宣传志愿精神,倡导奉献服务的观念,动员社会各界人士参与支持志愿工作,最大限度吸收志愿者,壮大志愿者队伍。

4)大型活动中活动策划书的完成,寻求赞助,活动物资购买,布置场地,海报张贴,传单派发,活动中节目流程安排等;

 

5、             电子杂志部:主要负责通讯社的电子杂志定期制作以及网站的维护更新,在e时代得网络中宣传志愿者的形象与工作,扩大广州青年志愿者的影响力。

1)  不定期地进行电子杂志制作技术的培训,包括photoshop,flash,zinemaker等。部门成员要积极参加每次培训活动,自行训练技术水平,提高专业水准;

2) 不定期进行杂志排版、风格确定等讨论会,确定每期电子杂志的风格,并不断改善杂志的质量。

3) 由总社面向全体电子杂志部成员开展对网页维护和更新相关的培训。

 

6、              调研部:积极参与广州青年志愿者协会属下的相关调研活动,同时开展社外调查,主要内容为社外人员对我社的认识程度调查,促使通讯社的健康发展与合理扩大。

 

三  通讯社工作制度

 

(一)广州青年志愿者通讯社

 

1 干部换届

1.1   通讯社每一年进行一次新的干部换届。

1.2   换届流程如下:

a.       上届通讯社管理层做好工作总结。

b.       在各大高校公开进行招募,派发报名表。

c.       由团市委老师对社长进行面试,通讯社正副社长进行部长级面试,并任免新一届部长级干部。

d.       确定新一届通讯社干部。

1.3    对外招新制度:

针对高校学生以外的群体,凡符合志愿者通讯社招募条件者,可在广州志愿者协会网站填写注册表,等待秘书处审核,通过后可正式加入本社。对外招新的志愿者享有本手册规定的通讯社成员的一切权利,履行本手册规定的通讯社成员的一切义务。

1.4   社长、副社长及正部长皆由广州青年志愿者协会颁发任用聘书,任用期为一年。如有干部提出辞职,需提前半个月向社长递交书面申请,由协会秘书处批准通过才可任免该职务,并发布通知在青年志愿者协会网站予以公示。

2.  若出现特殊情况,由广州青年志愿者协会及通讯社会议协商解决方法。

 

2 社员招募

2.1    通讯社每一年进行一次新社员招募。

2.2    社员招募流程如下:

a.       统一时间在各高校进行社员招募活动。

b.       由新一届部长级干部对自己相应的部门社员进行面试。

c.       确定新一届通讯社社员。

2.3      若出现特殊情况,由广州青年志愿者协会及通讯社会议协商解决方法。

 

3 人员调动

社员有权提议有能力的他人或自身进行部门间人员调动,在经过干部层核实、同意和调动本人的同意后,可对其进行相应的调动。通讯社管理层有权根据实际能力,凭着资源最优化原则对干部岗位进行调整和任命。

 

4 人事开除

对做出下列行为的社员,通讯社有权将其开除:

4.1   做出反国家、反政府、反人民的报道。

4.2   违反国家法律法规。

4.3   二次或以上不能按要求完成领取的任务并不予改正,明显推卸任务。

4.4   因工作失误或故意造成重大损害。

4.5   因自身原因报道失实。

4.6   借通讯社名义做出不符合要求的行动,包括新闻报道和志愿服务,其行径有损协会或通讯社形象。

4.7   做出其他不符合通讯社宗旨的行为。

 

5 退社制度

5.1   通讯社成员均有退社自由。

5.2   通讯社成员或干部必须按照以下程序退社或辞职:

社员退社程序如下:

1   社员要求退社,要提前向部长递交书面申请,由管理层进行讨论。

2    退社前,必须先完成已安排的任务。

3    社员递交退社书面申请后,部长不再安排其任务。 

4    部长与社长同意后批准社员退社。

干部退社程序如下:

1    干部要求退社,要提前向上级递交书面申请,由管理层及协会负责人进行讨论。

2    退社前,必须先完成已安排的任务。

3    干部递交退社书面申请后,须与管理层讨论将后续任务交给其他干部或负责人。

4    管理层及协会同意后批准干部退社。

5.3   强制退社的通讯社成员需自行承担所造成的后果。

 

(二) 任务安排统计制度

 

1  任务安排

1.1  团市委、协会指派任务。

1.2  社长通知各学校副社长,各学校副社长根据任务性质分配到相应部门部长,部长通知社员并尽快确定人选。

1.3 特殊情况时可以跨层级分配任务。

1.4工作指引:

1、文记部长接到任务后要马上了解采访的具体情况(包括时间,地点,活动主题,采访对象),根据部门各记者的空余时间表,联系可出任务的记者,与摄影部部长获得联系,派摄影记者一同前往采访拍摄;

2、与通讯社负责人或带队者取得联系,了解活动现场的路线、领导名字等。其次,应主动联系采访对象(活动主办人,参与人员,群众等);

3、记者要在活动时间至少半个小时之前到达采访地点,如地点不清楚,要立刻联系活动负责人,可让负责人带路。

4、记者到达现场后,首先向现场工作人员表明通讯社记者的身份,佩戴志愿者记者证。

5、熟悉人物和活动流程,可拍摄一些会以前的准备工作,以及具有新闻价值的现场花絮;

6、记者采访时,注意整洁仪表,礼貌用语,要清楚记者本来身份都是志愿者;

7、报道要真实,不能随便报道,保护采访对象的隐私。新闻失实之法律责任均由撰稿者负责;

8、摄影记者要协同文字记者,服务文字记者采访要求,不能独自拍摄自己的作品,拍摄人物要尽量记录当事人的姓名和身份,以便作图片说明;

9、采访结束后,在当天晚上11:00前将稿件(包括文章和照片,照片控制在5张左右,照片内容应与稿件内容相称,并以少于20字的说明命名,可注明拍摄记者名字)压缩打包发给有权力上传网站者(采访前应商榷好,一般由文记部部长或副部长负责上传文章),并在当晚12:00前按照有关规定发于志愿新闻;

10、文章要求:

标题、正文字体:宋体

标题:18PX,正文:16PX

正文内容段与段空一行

所有字体不加粗,不斜体,不加下划线

原创作者:“文字记者×××”“摄影记者×××”

图片:用缩略图,居中,大小在2M内,配有说明和记者名字如《最可爱的人――横渡珠江志愿者(摄影:×××)》

11、文记部长和摄影部长要及时记录每次采访活动,及索取来回车费发票,以便月结报销等。

 

 

2  任务统计

2.1   每月月末由各学校部门部长统一搜集本部门成员完成任务的项目。

2.2   各部长以ECXEL表格统一交至本校秘书处。由本校的秘书处负责存档,做为社员评优和填写广州志愿者协会志愿者证凭证。

 

(三)

 

1     经费来源及用途

1.1   广州青年志愿者通讯社的经费来源于团市委、企业的赞助,还有社会上的资助与捐赠等合法途径。

1.2    广州青年志愿者通讯社的经费全部用于宣传志愿者服务与志愿精神等公益事业,在广州青年志愿者协会的领导下宣传广州地区的志愿者事业、公益事业和社会服务事业,围绕广州志愿者事业的发展开展专题宣传、跟踪报道、图片报道及宣传活动,配合新闻单位发掘广州志愿者、志愿者组织和志愿者活动的有关线索,采访报道志愿服务的相关工作。

2     财务报销制度

2.1   报销要求

2.1.1 只有符合要求的发票才可以报销。车票只限公共汽车和地铁的票据,原则上不包括出租汽车的票据、小票,收据是完全无效的报销凭证。没有有效的报销凭证不给予报销。

2.1.2文字记者部和摄影设想部要说明稿件和相片的去向后才能报销采访所用的通讯费。

2.2    发票和内部往来票据的规范:

a台头写“广州青年志愿者协会”。

b写清楚开票的日期和项目。

c需在背面写清楚:日期、任务内容、总数额、经手人(学校+部门+姓名)、用途(通d讯费,交通费,打印费用等).有完整信息的发票才给与报销。

2.3    报销流程

       a  通讯社成员在完成任务后将要报销的发票在每月的25日前交给所在学校、所在部门的部长,再由所在部门的部长在28日前交给本校秘书部部长。各学校秘书部部长在29日前完成报表和发票搜集。每月的最后一天由特定的学校秘书部将各学秘书部部长制作的报表和发票进行统一。完成总的财务报表,交与协会报销。

b 超过限定期限,不再接收成员的发票,等待下月报销。3个月之内的任务所用的经费才能报销,超过3个月后不能报销。寒暑假除外。

 

(四)文档管理制度

 

1文档是指文书、档案等原始的或电子的材料。电子文档是本社工作信息的重要载体,本社提倡善用电子文档。

    2 各个部门文档保存均主要保存于电脑或网络空间(博客、邮箱、网络空间),分为部门专属文件保存、内部文件保存和活动报道保存,三大文件内容保存。

(1 )部门专属文件保存:在电脑或网络空间内每个部门必须建立起专属于本部门的文件夹,文件夹存放内部管理内容,主要包括:

a部门章程

b部门制度(包括部门工作制度、纪律)

c部门发展计划以及部门培训计划

d部门会议记录

e部门考核(每月考勤、考核记录)

f每个部门必须建立起自己的工作日志并保存记录于文件夹内(详见人事部分部门管理制度)

(2)内部文件保存:按照不同性质进行相应的分类(通知、管理层会议记录、通讯录等)。

(3)活动报道保存:必须按照“时间—活动内容—报道人—部门”进行整理,并用“时间·活动文案号”(如2007060600000000)进行编号。内容主要包括有稿件、图片、视频等。

4电脑或网络空间都要求有相应的分类。电脑或网络空间的管理者需每个月及时整理上个月的文件或累积过多的文件。

4.1通讯社内部资料:管理者须将不同的资料分别放进相应的文件夹中,以便有关人员查阅。

4.2通讯报道:管理者须按时间顺序或其他逻辑顺序整理好,以便有关人员查阅。

5   非电子版资料须统一放到秘书部。

6   要保存的资料,在放进资料袋前,都必须注明资料简要内容,经手人姓名部门及其它相关事宜。同一主题的有关资料应编定成册,并加以编号,便于检索。

1           为便于利用资料,可按资料的优劣及有用性分成三种:

(1) 精选,表示非常有参考价值及利用价值。

(2) 常用,表示有一定的利用价值,作为普通的资料。

(3) 劣等,表示资料内容劣等,无多少利用或参考价值。

8    每学年重新整理资料。

9    以上工作由各学校秘书部助理负责。

 

(五) 会议制度

 

1   广州志愿者通讯社会议应遵循高效务实,切实解决问题的原则。

2   广州志愿者通讯社会议分为全员大会、管理层会议、部门会议及工作专门会议。

3   各会议具体要求:

全员大会:

1.     每届至少召开两次,地点要正规。

(1) 第一次主要内容有:

a   换届后需要召开一次,宣告换届成功

b   各干部作出就职演说

c   通讯社成绩简介

d   通讯社现状简介

(2) 第二次主要内容有:

a   表彰优秀通讯社成员

b   通讯社一年工作总结

c   通讯社未来建设规划

管理层例会:

1.   每2个星期1次,地点按议程而定。

各个部门作上两周的工作报告并陈述下两周的工作计划。为提高会议效率,缩短管理层例会时间,建议每次例会前,干部填写一份上两周的工作总结和下两周的工作计划,以电子版形式上交会议主持人(格式如下),要求简明扼要地列出当前所有工作内容和完成进度。

 

分社  月第  周工作汇报

上两周工作总结

工作内容

负责人

工作进度

备注

1、

 

 

 

2、

 

 

 

3、

 

 

 

……

下两周工作计划:

工作内容

负责人

工作进度

备注

1、

 

 

 

2、

 

 

 

3、

 

 

 

……

2.安排工作任务。

3.“天窗”时间:每人必须轮流发言,从社长开始,接着各个部长可以自荐或按座位的顺序发言。必须说的内容有:①自己的问题(工作上的不科学的方式、工作的不足之处、检讨失误的事件)②总结有所改进的地方,做得好的方面提出来可以供大家参考③对其他人的建议④其他人对发言者的补充(可以发掘发言者的有点和对他的不足之处的建议)。注意:此程序必须要做到真诚、敢言、实事求是以宽容的心态接受别人意见的原则。

4.每次会议前社长准备好本次会议的议程,会议由助理通知时,给全体委员作好会议准备。

5.会议中助理要做好会议要点记录,在24小时内整理好并公布。

部门全员例会:

1.     各高校单周举行本校本部门例会,双周举行一次部门全体会议,地点不要求。

2.     进行工作总结和工作安排。(建议参照《工作汇报表》填写工作总结和计划)

3.     每个人进行会议记录。

4.     所有会议须签到要有统一的会议记录。

 

(六)表彰制度

 

   为激励积极先进志愿者,吸取工作经验,提高通讯社工作效率,实现可持续发展和通讯社的正常运转,拟定如下表彰制度:

1、  每月评定一次“优秀新闻报道奖“。评定方法为,点击率月前十篇。受表扬的文章,文字记者和摄影记者将同时受表彰,名单在志愿新闻网予以公布;

2、  每月评定一次“最受关注文章奖”。评定方法为,评论数目月前十篇。受表扬的文章,文字记者和摄影记者将同时受表彰,名单在志愿新闻网予以公布;

 

 

本工作手册自制定日起对通讯社全体成员正式生效。最终解释权归通讯社所有

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